La verificación de los requisitos necesarios es el primer paso para un viaje exitoso. No conviene dejar nada al azar.
En un viaje de empresa, el billete suele ser lo primero que se resuelve y lo último que falla. Lo que se complica casi siempre es lo que viene antes: un pasaporte que caduca dentro del plazo que exige el país de destino o una autorización de entrada que nadie tramitó a tiempo. Son incidencias que no se descubren en la oficina, sino en el mostrador de facturación o, peor, en el control de fronteras.
Estas son las seis verificaciones que conviene completar antes de emitir un billete internacional.
1. Vigencia del pasaporte
Numerosos países exigen una validez mínima de seis meses posterior a la fecha de entrada, con independencia de la duración del viaje. Una estancia de dos días puede quedar bloqueada por un pasaporte que caduca dentro de cuatro meses.
La recomendación para cualquier empresa con desplazamientos internacionales habituales es mantener un registro interno con la fecha de caducidad del pasaporte de cada persona que viaja y revisarlo una vez al año. Renovar con tiempo cuesta mucho menos que reorganizar un viaje.
2. Visado o autorización electrónica de entrada
No siempre es necesario, pero cuando lo es, los plazos de tramitación no permiten improvisar. Conviene distinguir entre dos figuras que se confunden con frecuencia.
- El visado es una autorización que concede el consulado o la embajada del país de destino. Requiere documentación, en ocasiones una cita presencial y plazos que pueden ir de días a semanas.
- La autorización electrónica de entrada se tramita en línea y se resuelve mucho antes. El caso más conocido es el ESTA de Estados Unidos. La Unión Europea tiene prevista una figura equivalente, el ETIAS, cuya entrada en vigor sigue aplazada sin fecha confirmada.
Para un viaje de trabajo hay un matiz adicional: algunos países distinguen entre la entrada por turismo y la entrada por motivos profesionales, y exigen un permiso diferente para asistir a una feria, firmar un contrato o realizar una instalación técnica. Conviene comprobar el motivo declarado antes de tramitar nada.
3. Seguro de anulación y asistencia en viaje
Son dos coberturas distintas y en un viaje de empresa interesan las dos.
- El seguro de anulación cubre la pérdida económica cuando el viaje no llega a realizarse por una de las causas previstas en la póliza. En un desplazamiento corporativo, donde se reservan billetes y alojamiento con semanas de antelación y tarifas no reembolsables, es la cobertura que más veces se acaba utilizando.
- La asistencia en viaje cubre lo que ocurre una vez iniciado el desplazamiento: atención médica en el extranjero, repatriación, pérdida o retraso de equipaje.
Y para los desplazamientos dentro de Europa, la Tarjeta Sanitaria Europea no sustituye a un seguro: cubre la sanidad pública del país, no la repatriación ni la asistencia privada.
4. Requisitos sanitarios del destino
Determinados países mantienen exigencias de vacunación o certificados específicos para la entrada. El caso más habitual es el certificado internacional de vacunación contra la fiebre amarilla, que varios países exigen a los viajeros procedentes de zonas donde la enfermedad es endémica.
Estas exigencias cambian y conviene consultarlas en una fuente oficial poco antes del viaje. Algunas pautas de vacunación requieren además meses de antelación para ser efectivas, de modo que no se resuelven con una visita de última hora al centro de vacunación internacional.
Muchas veces sucede que no es obligatorio, solo recomendable, vacunarte para ir a un país que tiene incidencia de fiebre amarilla, pero esas vacunas se vuelven obligatorias cuando sales de ese país y quieres visitar otras naciones. Visita a tu médico de salud exterior que es el que mejor hará tu mapa de ruta.
5. Conectividad y equipamiento
Es la verificación que parece menor y la que más afecta al día a día del viaje. Tres comprobaciones concretas.
- El adaptador de enchufe. Sin él no se cargan el portátil ni el teléfono. El tipo de clavija varía incluso entre países vecinos, conviene comprobarlo por destino.
- La cobertura de datos del operador. Dentro de la Unión Europea se aplica la tarifa nacional, pero fuera de ella el consumo puede facturarse a precios muy superiores. Antes de salir conviene revisar qué incluye la tarifa de empresa y, si no cubre el destino, contratar un bono de datos o una tarjeta eSIM local.
- El acceso a las herramientas de trabajo. En algunos países el acceso a determinados servicios en línea está restringido. Si el equipo necesita conectarse al correo corporativo, a una intranet o a una herramienta concreta, conviene comprobar antes del viaje si hace falta contratar una VPN y dejarla instalada y probada.
6. Contacto de referencia en destino
Un teléfono al que dirigirse si surge una incidencia durante el viaje. Parece obvio, pero en muchas empresas esa información no existe en ningún sitio: está en el correo personal de quien hizo la reserva.
Antes de salir, cada persona que viaja debería llevar consigo el número de la agencia, el del hotel y el del interlocutor en destino, accesibles sin necesidad de conexión a internet.
Es recomendable anotarse en el listado que pone el Ministerio de Asuntos Exteriores a disposición de los ciudadanos cuando se visita un país extranjero.
Quién se ocupa de esto dentro de la empresa
En la mayoría de las compañías con las que trabajamos no existe la figura del travel manager. La gestión de los viajes recae en recursos humanos, en el departamento de compras, en la persona de administración o directamente en la gerencia, siempre por encima de sus funciones habituales.
Cuando una empresa decide externalizar este servicio a través de la agencia de viajes, el agente ayuda a la empresa con las comprobaciones previas antes de emitir el billete internacional.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos meses de vigencia debe tener el pasaporte para viajar al extranjero? Depende del país, pero una referencia prudente son seis meses posteriores a la fecha prevista de entrada. Es el requisito más extendido.
¿Con cuánta antelación hay que tramitar un visado de negocios? Varía mucho según el país. Como criterio general, en cuanto la fecha del viaje esté confirmada, hay que verificar con el consulado los plazos: a veces son de meses y requieren trámites presenciales.
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